Bilindiği üzere, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun (TTK) 18’inci maddesine göre, her tacir, anılan Kanun hükümleri uyarınca gerekli ticari defterleri tutmakla ve defterlerinde ticari işletmesinin iktisadi ve mali durumunu, borç alacak ilişkilerini ve her hesap dönemi içinde elde edilen neticeleri açıkça görülebilir şekilde ortaya koymakla yükümlü bulunmaktadır.
TTK’nın md. 64/3’te yevmiye defteri, defter-i kebir ve envanter defteri ticari defterler olarak sayılmış ancak, aynı maddenin 4’üncü fıkrasında, işletmenin muhasebesiyle ilgili olan defterlerin yanı sıra pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri gibi işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan defterlerin de ticari defter olduğunu belirtmiştir.
Uygulamaya bakıldığında ise onaya tabi ticari defterler olarak yevmiye, kebir ve envanter defterinin temel alındığı ve diğer defterlerin çok da dikkate alınmadığı görülmektedir. Oysa kanunda düzenlenen bütün ticari defterler aynı önemi haiz olup Kanuna uygun tutulmaması halinde aynı idari para cezası uygulanmaktadır.
TTK’nın 64/3 maddesine göre, fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteri ile anılan maddenin dördüncü fıkrasında sayılan defterlerin açılış onayları, kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlanmadan önce noter tarafından yapılır. Bu defterlerin izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları, defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar yine notere yaptırılır.
Tacirlerin tutmakla zorunlu olduğu aşağıdaki defterlerin hepsinin açılış onayları yapılmak zorundadır. Ancak yevmiye ve yönetim kurulu karar defteri dışındakilerin kapanış onay zorunluluğu bulunmamaktadır. TTK hükümlerine göre tutulması zorunlu olan defterlerin açılış ve kapanış onay zamanlarına aşağıdaki tabloda yer verilmiştir.
Yukarıda sayılan pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen hesap dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilecektir.
Onaya tabi defterlerin hesap dönemi içinde dolması dolayısıyla veya başka sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce açılış onayı yaptırmak zorundadırlar.
Pay defteri ve yönetim kurulu karar defterinin yenilenmesinin gerektiği durumlarda açılış onayı yapılacak yeni defter, kullanımına son verilecek defterle veya zayi edilmişse zayi belgesi ile birlikte notere ibraz edilir. Yeni defterin açılış onayının yapıldığı sırada noter, eski deftere veya zayi belgesine, yeni defterin açılış onayının yapıldığını tarih ve sayıyı belirterek şerh düşer. Eski defterde veya zayi belgesinde söz konusu şerhi gören noter tekrar bir açılış onayı yapamaz.
TTK’nın suç ve cezaları tanımlayan 562’nci maddesinde, belirtilen ticari defterlere ilişkin hükümlere uyulmaması halinde 4 bin TL idari para cezası verilecektir. Söz konusu para cezası, 2023 yılı için, %122,93 olarak belirlenen yeniden değerleme oranına göre, 31 bin 97 TL olarak uygulanacaktır. Yine aynı maddenin 14’üncü fıkrasında, “Bu Kanunda tanımlanan kabahatlerden birinin idari yaptırım kararı verilinceye kadar birden çok işlenmesi hâlinde, ilgili gerçek veya tüzel kişiye bir idari para cezası verilir ve ilgili hükme göre verilecek ceza iki kat artırılır(…)” hükmüne yer verilmiştir.
Dolayısıyla faaliyeti devam eden bir şirketin örneğin, yönetim kurulu karar defterinin, kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın (Aralık) sonuna kadar açılış onayının ve izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar da kapanış onay işleminin birisinin yapılmaması halinde yapılmayan onay için 31bin 97 TL idari para cezası uygulanacaktır. Açılış ve kapanış onayının her ikisinin de yapılmaması halinde kabahatlerden birinin idari yaptırım kararı verilinceye kadar birden çok işlenmiş sayılacağından, verilecek ceza iki kat artırılarak 2023 yılı için (31.097+31.097x2=) 93 bin 291 TL olarak uygulanacaktır. Öte yandan örneğin karar defteri yanında yevmiye defterinin açılış onayı (veya kapanış onayı) yapılmaması halinde de kabahat birden fazla işlenmiş olacağından ceza, yine iki kat arttırılarak uygulanacaktır.
Bunun yanında, 5326 sayılı Kabahatler Kanunu’nun, 20’nci maddesinde, 50 bin Türk Lirası’ndan az idari para cezasını gerektiren kabahatlerde soruşturma zaman aşımı süresinin üç yıl olduğu belirtildiğinden, bu sürenin dolması halinde kabahatten dolayı kişi hakkında idari para cezasına karar verilemeyecektir. Örneğin 2019 yılında yapılması gereken onayların yapılmamış olması halinde 3 yıllık zamanaşımı dolmuş olacağından bu eylemden dolayı tespit edilse bile 2023 yılında herhangi bir idari para cezası verilmesi mümkün olmayacaktır.
Son olarak 11.04.2013 tarihli “Ticari Defterlere İlişkin Suç ve Kabahatlerin Tespiti, Raporlanması ve Yetkili Mercilere İletilmesi Hakkında” Ticaret Bakanlığı Genelgesi’nin 16’ncı maddesinde, ticari defterlerle ilgili öngörülen idari para cezasının, tüzel kişilik hakkında uygulanacağının belirtildiğini, ancak tüzel kişiliğe kesilen para cezasının sorumluluğu ölçüsünde yönetim kurulu üyelerinden tahsili yönünde karar alınması için genel kurulda görüşme yapılabileceğini de belirtmek isteriz. Ümit Işık Ticaret Başmüfettişi
