Ticari defterlerin faaliyet dönemi içerisinde sayfalarının bitmiş olması, zayi olması, defterlerin fiziksel olarak mevcut olmasına rağmen herhangi bir nedenle kullanılamaz hale gelmesi gibi durumlarda tacirin yeni bir defter ihdas ettirmesi gerekmektedir.

A- AÇILIŞ ONAYININ YAPTIRILMASI

Faaliyet döneminin sonuna kadar kullanılmak üzere ihdas edilecek yeni defter için yapılması gereken en temel işlem, bu defterin açılış onayının yaptırılmasıdır. Nitekim TTK’nın 64//III. maddesinde açılış onayının yapılacağı dönemler arasında “defterlerin kullanılmaya başlanmadan önce” de sayılmış; ayrıca daha açık bir şekilde 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun(3) (VUK) 221. maddesinde, tasdike tabi defterlerin dolması dolayısıyla veya sair sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanların bunları kullanmaya başlamadan önce tasdik (açılış onayı) yaptırmakla yükümlü olduğu ifade edilmiştir. O halde, herhangi bir sebeple faaliyet dönemi içerisinde kullanılacak olan ticari defterler için açılış onayının yapılması şarttır.

Açılış onayı, iş yerinin, iş yeri olmayanlar için ikametgâhın bulunduğu yerdeki noterde yaptırılır. Yeni defter ihdasının önceki defterin zayi olması nedeniyle yapıldığı durumlarda, mahkemeden zayi belgesi alınmış olması ve bu belgenin notere ibraz edilmesi şarttır. Zayi belgesi olmaksızın, yangın, sel veya deprem gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ticari defterin zıyaa uğradığı ileri sürülerek noterden yeni bir defter ihdas edilmesi istenemez.

Noterin yapacağı açılış onayı, ilgili defterin ilk sayfasına yazılır ve bu onay; defter sahibinin adı soyadı/unvanı, defter sahibinin iletişim bilgileri (adres, telefon, e-posta adresi), işletmenin merkezi, MERSİS numarası, şirketin faaliyet konusu, tacir sermaye şirketi ise taahhüt edilen ve ödenen sermaye miktarı, defterin türü, kaç sayfadan ibaret olduğu, kullanılacağı hesap dönemi, onay tarihi ve onayı yapan makamın resmi mühür ve imzasını içerir. Ciltli defterlerin sayfalarının sıra numarasıyla teselsül ettiğine bakılarak, bu sayfalar teker teker onay makamının resmi mührü ile mühürlenir.

B- ESKİ DEFTERE VEYA ZAYİ BELGESİNE NOTER TARAFINDAN ŞERH DÜŞÜLMESİNİN GEREKİP GEREKMEDİĞİ

Peki, yeni defter ihdası için eski deftere veya zayi belgesine şerh düşülmesi gerekli midir? Tebliğ’de bu hususta pay defteri ve yönetim kurulu karar defteri ile diğer defterler (yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defteri) arasında ayrıma gitmiştir.

1- Pay Defteri ve Yönetim Kurulu Karar Defteri Bakımından

Pay defteri ve yönetim kurulu karar defterinin, sayfalarının bitmiş olması, zayi olması veya bu defterlerin fiziksel olarak mevcut olmasına rağmen herhangi bir nedenle kullanılamaz hale gelmesi durumunda, anılan defterlerin yenileme işleminin ne şekilde yapılacağı Tebliğin 13/VI. maddesinde düzenlenmiştir. Konuya ilişkin olarak mezkûr fıkrada; “Pay defteri ve yönetim kurulu karar defterinin yenilenmesinin gerektiği durumlarda açılış onayı yapılacak yeni defter, kullanımına son verilecek defterle veya zayi edilmişse zayi belgesi ile birlikte notere ibraz edilir. Yeni defterin açılış onayının yapıldığı sırada noter, eski deftere veya zayi belgesine, yeni defterin açılış onayının yapıldığını tarih ve sayıyı belirterek şerh düşer. Eski defterde veya zayi belgesinde söz konusu şerhi gören noter tekrar bir açılış onayı yapamaz.” denilmektedir.

O halde, pay defteri ve yönetim kurulu karar defterinin yenilenmesinin gerektiği hallerde, yukarıda yer verilen hüküm uyarınca, açılış onayı yapılacak yeni defter kullanımına son verilecek defterle veya zayi edilmişse zayi belgesi ile birlikte notere ibraz edilecek ve noter, eski deftere veya zayi belgesine yeni defterin açılış onayının yapıldığını tarih ve sayısını da belirtmek suretiyle yazacaktır.

2- Ciltli Yevmiye Defteri, Defteri Kebir, Envanter Defteri, Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri Bakımından

Tebliğin 13. maddesinin altıncı fıkrasında, pay defteri ve yönetim kurulu karar defterinin yenilenmesinin gerektiği durumlarda uygulanacak usul açıklanmasına rağmen, bunların dışında kalan ciltli yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinde onayın usulüne ilişkin bir hükme yer verilmemiştir. Ancak bu hususta sadece anılan Tebliğin aynı maddesinin beşinci fıkrasında, “Onaya tabi defterlerin hesap dönemi içinde dolması dolayısıyla veya başka sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce açılış onayı yaptırmak zorundadırlar.” denilmektedir. Zikredilen hüküm esasen, önceki bölümlerde açıklanan VUK’un 221/4. maddesinin tekrarıdır.    

Konuyla ilgili olarak Türkiye Noterler Birliğince yayımlanan 23.10.2014 tarihli ve 16256 (105) sayılı genel yazıda ise, pay defteri ve yönetim kurulu karar defteri dışında kalan diğer defterlerin hesap dönemi içinde dolması nedeniyle veya başka sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanılmasına başlanılması halinde açılış onayı yapılacak yeni defterin, kullanımına son verilecek defterle veya zayi edilmişse zayi belgesi ile birlikte notere ibraz edileceğine dair mevzuatta bir kayıt bulunmamakta ise de, Gümrük ve Ticaret Bakanlığının 10.02.2014 tarihli ve 431.04-782 sayılı yazısında açıklandığı üzere, bu durumdaki defterler için yapılacak açılış onaylarında önceki defterdeki son yevmiye numarasının belirtilmesi, önceki defterin devamı olduğu konusunda şerh düşülmesi, eski deftere ise yeni defterin açılış onayının yapıldığının tarih ve sayı belirtilmesi ve kapanış onayının ise yeni defterin sonuna yapılması gerektiği ifade edilmiştir(4).

Durum böyle olmakla birlikte, Türkiye Noterler Birliğince konu hakkında daha sonradan 11.11.2015 tarihli ve 80 sayılı yeni bir genel yazı daha yayımlanmış, bu yazıyla yukarıda yer verilen yazı yürürlükten kaldırılmış ve bu bağlamda Birlik mülga yazısındaki görüşünden dönmüştür. Birliğin bahsi geçen genel yazısında, bir önceki yazıda Gümrük ve Ticaret Bakanlığı’nın görüşüne dayanılarak pay defteri ve yönetim kurulu karar defteri dışında kalan ciltli yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinde de aynı usulün uygulanacağı belirtilmiş ise de, bu durumun Tebliğ’de yer almaması ve yasal dayanağının bulunmadığının anlaşılması nedeniyle söz konusu defterlerin dönem içinde bitmesi halinde ek defter (sayfa) onayında, pay defteri ve yönetim kurulu karar defteri için öngörülen önceki tasdikin altına şerh verilmesine ilişkin usulün diğer ticari defterler hakkında uygulanmayacağı ve önceki yıllarda yapılan uygulama doğrultusunda (sayfa numaraları teselsül ettirilmek suretiyle) onaylama işleminin yapılacağı ifade edilmiştir(5).

Mezkûr yazı ile birlikte hali hazırda noterler tarafından pay defteri ve yönetim kurulu karar defteri dışında kalan ciltli yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin yıl içerisinde yenilenmesi işleminde, eski deftere veya zayi belgesine herhangi bir kayıt düşülmemektedir.

C- MÜTEHARRİK YAPRAKLI YEVMİYE DEFTERİ BAKIMINDAN

Tebliğde müteharrik yapraklı(6) yevmiye defterlerinin açılış onayı için ciltli defterden farklı olarak özel düzenleme yapılmıştır. Bu bağlamada, bahse konu defteri kullanan tacirler bir yıl içinde kullanacaklarını tahmin ettikleri sayıda yaprağı önceki bölümlerde açıklanan esaslara göre onaylatır. Onaylı yapraklar bittiği takdirde, yeni yapraklar kullanılmaya başlamadan önce onaylatılır. Bunların sayfa numaraları onaylı yaprakların sayfa numaralarını takiben teselsül ettirilir. Tasdik makamı, ilave yaprakların sayısını ilk onayın altına kaydeder ve bu kaydı usulüne göre onaylar (VUK md. 225, Tebliğ md. 14/II-b). Mustafa YAVUZ Yaklaşım / Ekim 2017 / Sayı: 298