I- GİRİŞ

Limited şirketler, ülkemizde sayı itibariyle en fazla kurulan şirket türüdür. Bu şirketlerin zorunlu organları genel kurul ve müdür, birden fazla müdür varsa müdürler kuruludur. Genel kurul, ortakların belli bir zamanda ve yerde müzakerelerde bulunmak ve karar almak için mevzuatta öngörülen genel kurul düzenine uymak kaydıyla bir araya geldikleri kanunen zorunlu bir organdır. Söz konusu organ, bir anlamda limited şirketlerin yasama organı mahiyetinde olup, kanunda ve şirket sözleşmesinde açıkça öngörülmüş bulunan hallerde karar alır.

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nda(1) (TTK) limited şirketlerin genel kurulları hakkında esas itibariyle anonim şirketlere dair hükümlerin kıyas yoluyla uygulanması öngörülmüş, ancak anılan şirketlerde genel kurul kararlarının hızlı bir şekilde alınabilmesi amacıyla anonim şirketlerden farklı olarak bazı kolaylıklar da getirilmiştir. Bu kapsamda, limited şirket genel kurul toplantıları, ortakların fiziki katılımıyla yapılmasının yanında, toplantı yapılmaksızın ortaklardan birinin gündem maddesi ile ilgili önerisine diğer ortakların yazılı onayları alınmak suretiyle de yapılabilmektedir. Genel kurul karar tasarısının ortaklara gönderilmesi ve ortakların karar tasarısını imzalaması şeklindeki bu karar alma mekanizmasına öğretide “sirküler tipi karar” denildiği gibi “elden dolaştırılarak karar alma” da denilmektedir. Bu yöntemle karar alınabilmesi için herhangi bir ortağın sözlü görüşme isteminde bulunmaması ve aynı önerinin tüm ortakların onayına sunulmuş olması şarttır.

Öte yandan, limited şirket genel kurul kararlarının sirküler (elden dolaştırma) yoluyla elektronik ortamda hızlı, kolay ve güvenli bir şekilde alınabilmesini teminen Ticaret Bakanlığı tarafından 1 Temmuz 2022 tarihinde Merkezi Sicil Kayıt Sistemi(2) (MERSİS) üzerinden yeni bir uygulama başlatılmıştır.

İşte bu çalışmada, son düzenlemeler ışığında limited şirket genel kurul toplantılarının MERSİS üzerinden online olarak yapılabilmesi hususu detaylı olarak değerlendirilmiştir.

II- GENEL KURUL KARARLARININ TOPLANTI YAPILMADAN ALINABİLME USULÜ

Limited şirketlerde genel kurul, olağan ve olağanüstü olmak üzere iki şekilde toplanır. Olağan genel kurul toplantısı, her yıl hesap döneminin sona ermesinden itibaren üç ay içinde; olağanüstü genel kurul toplantısı ise şirket sözleşmesi uyarınca ve gerektikçe yapılır (TTK md. 617/1). Genel kurul kararları da; çağrılı, çağrısız ve toplantı yapmadan yazılı onay (elden dolaştırma) olmak üzere üç şekilde alınabilmektedir.

Limited şirket genel kurul kararlarının, toplantı yapılmadan da alınabilmesini imkân sağlayan düzenleme TTK’nın 617. maddesinin dördüncü fıkrasında yer almaktadır. Söz konusu hükümde; “Herhangi bir ortak sözlü görüşme isteminde bulunmadıkça, genel kurul kararları, ortaklardan birinin gündem maddesi ile ilgili önerisine diğer ortakların yazılı onayları alınmak suretiyle de verilebilir. Aynı önerinin tüm ortakların onayına sunulması kararın geçerliliği için şarttır.” denilmektedir. Genel kurulun bu şekilde karar alma usulü, ortakların gerek fiziksel uzaklık gerekse iş yoğunluğu nedeniyle bir araya gelmelerinin mümkün olmadığı/olamadığı durumlarda ortaklara çok büyük bir kolaylık sağlamaktadır.

Limited şirket genel kurul kararlarının toplantı yapılmaksızın ortakların yazılı oylarıyla alınabilmesi için ortaklardan biri tarafından yapılan öneriye, esas sermaye payı ne olursa olsun herhangi bir ortağın sözlü görüşme isteminde bulunmamış olması lazımdır. Bir ortak dahi konunun sözlü olarak görüşülmesi talebinde bulunursa bu yönteme göre karar alınamaz. Bir diğer geçerlilik şartı da, aynı önerinin tüm ortakların onayına sunulmuş olmasıdır. Bu halde, müdürler ya da öneride bulunan ortaklar, aynı önerinin tüm ortaklara gönderildiğini ispat edebilmelidir.

Yazılı oyla karar alma usulünde, genel kurullar için geçerli olan karar nisabı dikkate alınmalıdır. Genel kurulun olağan karar nisabı TTK’nn 620. maddesinde düzenlenmiş olup, bu maddede “Kanun veya şirket sözleşmesinde aksi öngörülmediği takdirde, seçim kararları dâhil, tüm genel kurul kararları, toplantıda temsil edilen oyların salt çoğunluğu ile alınır.” denilmektedir. Bu hüküm gereğince, toplantı yapılmaksızın karar alınabilmesi için mevcut payların en az yarısını temsil eden ortakların, karar lehinde yazılı olarak olumlu görüş bildirmiş olması gerekir. Bunun yanında, karar konusunun TTK’nın 621. maddesinde düzenlenen önemli kararlardan olması halinde ise bu maddede belirtilen nisaplar sağlanmalıdır. Örneğin, şirketin işletme konusunun değiştirilmesi, yasaklanması ya da kolaylaştırılması, esas sermayenin artırılması, rüçhan hakkının sınırlandırılması ya da kaldırılması, şirket merkezinin değiştirilmesi veya şirketin feshine karar verilebilmesi için esas sermayeyi temsil eden payların en az üçte ikisi karar yönünde olumlu oy kullanmış olmalıdır.

III- GENEL KURUL TOPLANTILARININ MERSİS ÜZERİNDEN ONLİNE OLARAK YAPILABİLME ESASLARI

Limited şirketlerde, TTK’nın 617/4. maddesi çerçevesinde, MERSİS üzerinden sirküler (elden dolaştırma) yoluyla e-imza ile genel kurul kararı alınmasına imkân sağlayan “Genel Kurul Kararı Modülü” yakın tarihte uygulamaya alınmıştır.

Bu düzenlemeyle, ortakların tamamı gerçek kişi olan ve e-imzası bulunan limited şirketlerde, ortaklardan herhangi birinin MERSİS üzerinden hazırlayacağı karar taslağını e-imza ile imzalayıp diğer ortakların görüşüne sunabilmesine, diğer ortakların da Sisteme girerek yine e-imza ile karar üzerindeki görüşlerini somutlaştırabilmesine ve genel kurul kararının alınabilmesine imkan sağlanmıştır. Böylelikle, genel kurul kararlarının, hem elektronik ortamda hızlı, kolay ve güvenli bir şekilde alınabilmesi, hem de ortakların fiziken bir araya gelmesi imkânının bulunmadığı durumlarda bu sorunun aşılabilmesi mümkün hale gelmiştir.

O halde, belirtilen usulle genel kurul kararı alınabilmesi için gerçek kişi ortakların tamamının onay veya red iradesiyle karar teklifini e-imzayla imzalaması gerekmektedir. Oluşturulduğu tarihten itibaren 30 gün içinde karara dönüştürülmeyen teklifler ise bu sürenin sonunda sistemden düşmektedir.

Diğer taraftan, genel kurul kararlarının MERSİS üzerinden alınabilmesi için;

• Sistemi kullanacak limited şirketlerin ortaklarının tamamının gerçek kişi olması, ortakları arasında tüzel kişinin bulunmaması,

• Gerçek kişi ortakların tamamının elektronik imzaya sahip olması,

• Genel Kurul Kararı Modülü üzerinden karar teklif sürecinin başlatılması ve karar önerisinin oluşturulması, karar taslağının süreci başlatan ortak tarafından e-imza ile imzalanması,

• Şirkete dair gerekli bilgilerin (Unvan, firma durumu, MERSİS numarası, vergi numarası, ticaret sicili numarası, şirketin kayıtlı olduğu ticaret sicili müdürlüğü, il, ilçe) Sisteme girilmesi ve/veya seçilmesi,

• Karar önerisinin yazılması ve önerinin Sistem tarafından karar şablonuna aktarılması,

• Diğer şirket ortaklarının Sisteme giriş yaparak teklifi görüntülemesi ve ekranda görünen“Bu genel kurul karar taslağının Türk Ticaret Kanunu’nun 617/4. maddesinde düzenlenen usul ve esaslar çerçevesinde MERSİS üzerinden karar alınması uygundur.”veya “Bu kararın fiziki ortamda genel kurul toplantısı yapılarak ve müzakere edilmek suretiyle alınmasını talep ediyorum.” şeklindeki iki alternatiften birini seçmesi,

• Akabinde“Kararı okudum, onaylıyorum.”(kabul) veya “Kararı okudum, reddediyorum.” (ret) şeklindeki iki şıktan birini tıklayarak karar taslağını e-imza ile imzalaması,

gerekmektedir.

Ortakların hepsi tarafından uygun bulunarak imzalanan karar tekemmül etmiş ve karar alınmış olur. Bir ortak dahi toplantı yapılması isteminde bulunduğu takdirde bu usulle karar alınamaz. Öte yandan, karar önerisinin kabulü için tüm üyelerin olumlu oy kullanması gerekli olmayıp, TTK md. 620 ve 621’de öngörülen nisapların sağlanması yeterlidir.

Ortakların tamamı tarafından imzalandıktan sonra oluşan kararın altında doğrulama kodu ve ayrıca “Bu karar, TTK’nın 617/4. maddesi uyarınca MERSİS üzerinden alınmıştır. 5070 sayılı Kanun kapsamında elektronik/mobil imza ile imzalanmıştır.” şeklinde bir açıklama bulunmaktadır. İmzaların tamamlanması ve önerinin kabul edilmesi sonrasında kararın bir çıktısı sistem üzerinden alınarak, defterin türüne göre genel kurul toplantı ve müzakere defterine veya müdürler kurulu karar defterine yapıştırılır.

IV- SONUÇ

Limited şirketlerin kanuni ve zorunlu iki organından birisi genel kuruldur. Genel kurul kararları, kural olarak üyelerin fiilen toplantıya katılması ve alınan kararların imzalanmasıyla alınır. Bununla birlikte, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’na göre limited şirketlerde genel kurulun toplantı yapmaksızın karar alabilmesi de mümkündür. Buna göre; herhangi bir limited şirket ortağı sözlü görüşme isteminde bulunmadıkça genel kurul kararları, ortaklardan birinin gündem maddesi ile ilgili önerisine diğer ortakların yazılı onayları alınmak suretiyle de verilebilir. Aynı önerinin tüm ortakların onayına sunulması kararın geçerliliği için şarttır.

TTK’nın 617/4. maddesindeki düzenlemeden hareketle, limited şirket genel kurul kararlarının toplantı yapılmaksızın daha hızlı ve güvenilir bir şekilde alınabilmesine imkan sağlamak üzere Ticaret Bakanlığı tarafından MERSİS’te yeni bir modül oluşturulmuştur. Bu modül üzerinden, ortakların tamamı gerçek kişi olan ve e-imzası bulunan limited şirketlerde, ortaklardan herhangi biri tarafından önerilen ve elektronik imzayla imzalanan karar taslağı, diğer ortaklarca da e-imzayla imzalanmak suretiyle kabul edilmiş ve karar alınmış olmaktadır. Böylelikle, ortakların gerek fiziksel uzaklık gerekse iş yoğunluğu nedeniyle bir araya gelemediği ya da acil karar alınmasının gerektiği durumlarda toplantı yapılmaksızın genel kurul kararlarının alınabilmesi mümkün hale gelmiştir.

Son olarak, MERSİS’ten indirilen karar metninin bir örneğinin ticaret siciline ibrazının icap ettiği hallerde e-imzalı olması dolayısıyla bu kararın ayrıca notere onaylatılması gerekmemektedir.

Mustafa YAVUZ*

Yaklaşım / Eylül 2022 / Sayı: 357

*        Gümrük ve Ticaret Uzmanı

(1)  6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, 14.02.2011 tarihli ve 27846 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.

(2)  Merkezi Sicil Kayıt Sistemi (MERSİS); ticaret sicili işlemlerinin elektronik ortamda yürütüldüğü, ticaret sicili kayıtları ile tescil ve ilan edilmesi gereken içeriklerin düzenli olarak depolandığı ve elektronik ortamda sunulduğu, Ticaret Bakanlığı ile Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği nezdinde oluşturulan ve işletilen merkezi ortak veri tabanını da içeren bilgi sistemidir.