Defter ve belgeleri saklama ödevi hem Vergi Usul Kanunu (VUK)’nda hem de Türk Ticaret Kanunu (TTK)’nda düzenlenmiştir. VUK hükümlerine göre; düzenlenen belgeler, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak 5 yıl süreyle saklanmak ve talep edilmesi halinde ibraz edilmek zorundadır. TTK’na göre ise tutulması zorunlu defterlerin yanı sıra, defterlere yapılan kayıtların dayandığı belgelerin, düzenlenme tarihini izleyen takvim yılından itibaren 10 yıllık süre boyunca saklanması zorunludur.

Sevk irsaliyesini ibraz edilmemesi, fatura ibraz edilmemesi gibi, defter kayıtları ile ilgili vesikaların vergi matrahının doğru ve kesin olarak tespitine imkân vermeyecek derecede noksan, usulsüz ve karışık olduğunu gösterir. Dolayısıyla, dönem matrahının re’sen takdirine gidilmesini gerektirir. Ancak yargı kararlarına göre, tarhiyat ve ceza kesme işlemi için kaybolduğu bildirilen irsaliye cildinin seri numaraları ile defterlere kaydedilen faturalarda yazılı sevk irsaliyelerinin numaraları karşılaştırılarak, bu faturalardaki sevk irsaliyesi numaralarına nazaran kaybolan cildin kullanılıp kullanılmadığının, kullanılmışsa, en son kullanılan numaraya göre fatura düzenlenmeyen sevk irsaliyesi sayısının tespit edilmesi gerekir. Kaybolduğu iddia edilen irsaliyelerin tümünün kullanıldığı varsayılarak takdire dayalı tarh ve ceza kesme işlemi yargı tarafından isabetli bulunmamaktadır.

Tüm bunların önünü kesmek için, bir gazeteye sevk irsaliyesi kayıp ilanı vermek ve gazete ilanını dilekçeye ekleyerek, bağlı bulunulan vergi dairesine bildirim yapmak gerekir. Verilen ilanda kaybolan irsaliye cildine ait seri ve sıra numaraları, mükellefin unvanı, vergi dairesi ve vergi sicil numarasının bulunması gerekir. Yaklaşım Dergisi